Time management

Hoe je weer gestructureerd kunt werken.

Time management

Blog, afbeelding, time management, bureau, plant

 

‘Oh, ik moet dit nog afmaken. En ik moet die ene klant nog een mailtje sturen. Het moodboard moet overmorgen af voor weer een andere klant. En ook moet ik de social media posts nog inplannen voor de volgende maand.’ Herken jij dit? Soms heb je van die periodes waarin je het allemaal even niet meer op een rijtje hebt en wanneer alles door elkaar heen loopt. Ook ik betrap mezelf er soms op dat ik met veel te veel dingen bezig ben en veel te veel dingen tegelijk wil af hebben. Wanneer ik besef dat ik niet op de juiste manier bezig ben, beland ik weer met beide voeten op de grond. Vandaag vertel ik je hoe! Lees je mee?

 

Gewoon te veel willen

Sinds dat ik al studeer, werk en dingen moet plannen, werk ik erg gestructureerd. Dit werkt fijn voor mij en in mijn hoofd wordt het dan ook niet zo’n mega chaos. Wel moet ik zeggen dat als je deze eigenschap niet vanuit huis hebt meegekregen, het best lastig kan zijn om structuur aan te brengen in je leven. En dan vooral op het gebied van je carrière. Waarom kunnen we niet gewoon taken oppakken, afronden en zo verder gaan? We willen van alles, en het liefst van alles tegelijk, zo is de mens nu eenmaal ingesteld. Dit is dus hartstikke onmogelijk, maar hier staan we niet altijd bij stil.

 

Vraag jezelf eens af..

Vraag jezelf eens af waarom je te hard van stapel wilt lopen. En ga eens na of deze manier van werken efficiënt is.  Wordt je gelukkig van op deze manier werken en plannen? Of vormt er hier een daar nog wel eens een zwart gat in je hoofd. Er zijn veel dingen waar je bij stil kunt staan. Na dit gedaan te hebben kun je je afvragen welke manier van plannen jij fijn zou vinden werken. Ik moet zeggen dat dit nog een best lastig iets is om te onderzoeken, want tegenwoordig bestaan er online zoveel sites en digitale agenda’s waarin je kunt gaan plannen en alles op een rijtje kunt zetten. Daar kijken we later dus even naar. Ga eerst na of je dit alles online of offline wilt gaan doen en waarom. Bij Studio Above werk ik online in Trello, maar ook in Google agenda en een losse offline agenda. And here we go again: ik betrap mezelf erop dat ik dingen goed en op verschillende manieren plan en opschrijf. Hierdoor creëer ik de juiste structuur voor mezelf. Voor nu neem ik je even mee in Trello, dit werkt superfijn op het gebied van werk, maar ook privé.

 

Let’s go Trello!

Okay, dus Trello.. Ik heb dit programma leren kennen tijdens mijn stage bij Studio Above. Als je het mij vraagt, een heel chill systeem en ik ben blij dat dit de wereld is ingeroepen! Wat nog chiller is, is dat je zelf kunt kiezen tussen een gratis of betaalde versie. Ook heeft Trello een app dus je kunt het zowel bedienen op de computer als op je smartphone.

uitleg_kaart_aanmaak

Wij werken met de gratis versie, als je de betaalde versie hebt zijn er meer opties. Maar de gratis versie werkt prima! Je kunt verschillende borden aanmaken, een beetje zoals Pinterest. Wij hebben bijvoorbeeld een bord Studio Above, waarin we plannen voor natuurlijk Studio Above. We hebben ook een bord gehad voor de verhuizing van een tijdje geleden. En zo hebben we ook een bord voor de blogs en nieuwsbrieven! Als je een bord selecteert kan je hierin lijsten en daarin kaarten toevoegen. Hiernaast laten we zien hoe wij dit doen.

 

Op deze manier houdt je de taken die te doen zijn gescheiden en houd je overzicht. Vervolgens kun je onder elke lijst kaarten aanmaken. Bij de checklist in de kaart zet je de taken die uiteraard op to do staan. Als je deze af hebt kunt je de kaart gemakkelijk slepen naar de lijst ‘klaar’. Wij werken iets anders, als ik klaar ben met een taak of opdracht sleep ik deze naar de lijst ‘feedback’ en vervolgens kan Arjanne mij hier feedback op geven en sleept ze het weer naar ‘to do’.

Trello opties

Hier krijg ik een melding van en kan haar hier gemakkelijk feedback opgeven. Als je op een taak klikt kun je ook nog opmerkingen en omschrijvingen toevoegen. Daarnaast zijn er nog meer opties. Je kunt namelijk de taak een label geven waardoor hij een opvallend kleurtje krijgt. Dit kan je bijvoorbeeld doen met een belangrijke to do. Ook kun je een vervaldatum toevoegen, waar je vervolgens ruim van tevoren ook weer een melding van krijgt, als de taak bijna komt te vervallen.

 

Ook heb ik mezelf door de tijd heen verschillende keyboard shortcuts aangeleerd, die ik graag met je deel! Als je bijvoorbeeld met de muis op de kaart gaat staan en drukt op ‘c’, dan archiveer je een kaart. En als je klikt op ‘m’ dan kun je een lid van het bord koppelen aan de kaart. Op die leden en labels kun je ook filteren, handig als je een bepaald overzicht wilt zien! Hiernaast en hieronder zie je hoe dit eruit ziet en natuurlijk welke opties en nog meer beschikbaar zijn!

 

 

Trello voorbeeld

Ook jij kan het!

Je zult zien dat als je opdrachten en ‘things to do’ goed op een rij zet, het rustiger wordt in je hoofd. Dit is uiteindelijk wel wat we allemaal het liefst willen. Het is natuurlijk ook geen ramp als je hoofd even op hol slaat of als je een dagje even je focus niet kunt vinden. Dit hebben we allemaal wel eens. Maar ik denk wel dat iedereen streeft naar gestructureerd werken. Ik ben ervan overtuigd dat als ik iets kan, jij het ook kan!